Selecteer een pagina

Je kent het wel, na een ongeveer 2 weken heb je een stapel brieven, documenten en aantekeningen liggen op de hoek van je bureau. Met alles op deze stapel moet nog wat gebeuren. Dit kan zijn opbergen in een map, die ene rekening van de tandarts nog betalen of de handgemaakte schets van je ochtendroutine.
Zo’n ongeorganiseerde stapel is niet overzichtelijk en je weet niet precies wat je er mee moet.

Een oplossing hiervoor is het digitaliseren van deze papieren. Hierdoor heb je ze overal bij de hand en kun je het eenvoudiger organiseren ongeacht waar je ook bent.

Hieronder 5 tips om te starten met het digitaliseren van je documenten.

1. Alle documenten verzamelen in 1 ruimte

Om er voor te zorgen dat je zoveel documenten digitaliseert, is het belangrijk dat je alle papieren en documenten in 1 ruimte verzameld.

Het verzamelen van de documenten geeft je een overzicht en zorgt ervoor dat je niet telkens wordt afgeleid doordat je documenten moet zoeken. Het proces wordt hierdoor makkelijker.

2. Kies een app voor het digitaliseren

Als 2e is het belangrijk om een goede manier te vinden om te digitaliseren. Er zijn meerdere manieren om documenten te digitaliseren. Documenten kunnen worden gescand op een multifunctionele printer of een apart scanapparaat. Mijn keuze gaat uit naar het scannen met een app op de smartphone.

Er zijn in de appstore talloze apps te vinden die deze functie bieden, maar het is belangrijk om te weten waar je de documenten wilt opslaan.
Hieronder per app die ik gebruik de plus en minpunten:

  • Scanbot
    Scanbot is een uitgebreide scan app. De app kan de gedigitaliseerde documenten naar veel verschillende diensten toe sturen, zoals OneDrive, Google Drive, dropbox en Todoist (mijn voorkeur voor takenlijst app). De app heeft als nadeel dat het niet naar OneNote kan sturen. De optie zit er wel op, maar ik ervaar dit als onbetrouwbaar doordat het vaak niet verstuurd wordt. Dat is iets wat je niet wilt met belangrijke documenten.
  • OneNote
    Binnen de OneNote app van Microsoft is een functie beschikbaar om documenten in te scannen. Hierdoor kun je dit direct in OneNote plaatsen. Dit is als alternatief, omdat Scanbot deze functionaliteit niet goed ondersteund.

3. Denk na over het categoriseren van documenten

Wat ik belangrijk en ook moeilijk vond tijdens het digitaliseren van mijn documenten is het categoriseren. Het is natuurlijk niet de bedoeling om dit wekelijks opnieuw te moeten doen. Daardoor heb ik ervoor gekozen om te categoriseren op de belangrijkste punten in mijn leven:

  • Persoonlijk
    • Auto
    • Huis
    • Financiën
    • Enz.
  • Werk
    • Websiteontwikkeling
    • Blog
    • Enz.

4. Ga aan de slag

De 4e en belangrijkste stap is het beginnen met digitaliseren. Op je pad naar het digitale, zul je tegen problemen en vragen aanlopen die voor iedereen in zijn of haar situatie anders zijn.

5. Blijven doen

Als laatste tip moet je ervoor zorgen dat je in de toekomst alle binnenkomende documenten ook gaat digitaliseren. Wanneer je dit niet doet, heeft het digitaliseren niet het gewenste effect en blijf je op meerdere manieren documenteren en zoeken naar documenten.